Offre d'emploi

Pays : Timor Oriental
Programme : Amélioration des conditions de vie des populations rurales des districts de Manatuto et d’Oecusse par la réhabilitation des réseaux de distribution d’eau potable
Financement : CDM via un fond USAID
Fonction : Coordinateur logistique
Durée : 6 mois
Statut : Volontaire ou salarié selon expérience
Conditions : Perdiem mensuel local de 420 €, prise en charge sociale (santé 100 % + assurance rapatriement + prévoyance), prise en charge du logement et du transport international et local dans le cadre de la mission.

Mission

Triangle Génération Humanitaire, seule organisation de solidarité internationale française travaillant dans le pays, est présent au Timor Oriental depuis novembre 2005. Son bureau (soutien opérationnel terrain) est basé à Dili, la capitale. Les actions à mettre en œuvre vont  de la réhabilitation au développement.
Les premiers projets menés visaient à répondre aux besoins de personnes vulnérables en termes d’accès à l’eau et à des infrastructures sanitaires en zone rurale isolée du district de Manatuto. Par ailleurs, après la crise qui a touché le Timor Oriental en mars 2006, Triangle GH a développé des actions dans le même secteur d’activité, mais au bénéfice des personnes déplacées vivant dans les sites d’hébergement transitionnels à Dili, en construisant des infrastructures d’eau et sanitaires sur les camps. Depuis 2008 TGH développe un projet psychosocial à Becora, un quartier de Dili qui a été fortement touché par la crise de 2006 et a démarré en 2009 un projet de réhabilitation de réseaux d’eau dans les districts de Manatuto et Oecusse (enclave au Timor Occidental).  
Triangle GH est aussi l’une des deux ONG internationales partenaires du Gouvernement du Timor Oriental pour la mise en place de projets pilotes visant la réhabilitation et l’amélioration des réseaux d’eau dans le pays.
La stratégie de Triangle GH au Timor est d’apporter un soutien renouvelé aux personnes vulnérables, dans les domaines de l’eau, l’assainissement, l’hygiène et le soutien psychosocial, sur la base des compétences de l’organisation et de l’expérience acquise dans le pays.

Triangle GH met actuellement en œuvre deux projets au Timor

• Soutien aux personnes victimes de la crise touchant le Timor Oriental à travers la réduction des conflits intercommunautaires (financement MAE français- Centre de Crise)
• Réhabilitation, maintenance et gestion des réseaux d’eau du district de Manututo  et Oecusse (zone rurale) financé par USAID via CDM

Poste

Dans le cadre de la mission, vous aurez à superviser ou réaliser l’ensemble des activités suivantes :

ACHAT :
- Participer à la réalisation des appels d’offre pour tous les achats le nécessitant, en se conformant aux procédures TGH et USAID.
- Réaliser les achats de matériels techniques, en fonction des spécificités recherchées dans un souci de standardisation (Véhicules, ordinateurs, générateurs, matériel de communication, outillage mécanisé, etc.…).
- Réaliser les demandes d’achat au siège pour le matériel importé de France/Europe.
- Participer à la validation technique des bons de commande faits par les opérationnels et la logistique sur le terrain.
- Contrôler la réalisation des achats ainsi que le respect des procédures qui y sont liées.
- S’assurer que les informations requises par les demandeurs soient transmises (demandes de cotation, suivi des achats, demande d’information, etc.…).
- Contrôler la bonne tenue des dossiers d’achat et les transmettre au siège pour archivage en fin de programme.
- Contrôler la mise à jour de la base de données des prix et veiller à ce qu’elle soit transmise régulièrement à l’ensemble de la mission.

ADMINISTRATION :
- Contrôler les informations comptables présentes sur les documents logistiques (Lignes budgétaires sur les BCI, programme d’affectation, etc…).
- Etablir les prévisionnels de trésorerie concernant les activités logistiques.

COMMUNICATION :
- Contrôler les procédures de communication de la mission.
- Mettre à jour les listes de contact internes et externes de la mission.
- Contrôler les communications par téléphone satellite.
- S’assurer que les moyens de communication nécessaires au bon déroulement des activités soient disponibles sur la mission.
- S’assurer que la maintenance, la programmation et les réparations sont correctement réalisées.

IMMOBILISATIONS :
- Contrôler les affectations des équipements sur les différentes bases et projets.
- Suivre les mouvements des équipements et renvoyer l’inventaire des immobilisations sur une base mensuelle au siège.
- Valider l’inventaire des immobilisations par un inventaire physique sur une base trimestrielle.
- Réaliser les inventaires finaux pour les bailleurs en fin de programme.
- Contrôler que la maintenance et l’entretien du parc d’équipement est correctement réalisé (véhicules, générateur, matériel informatique et de communication, etc.…).
- Rédiger les inventaires finaux des immobilisations en fin de programme.
- A chaque achat d’équipement, sticker le matériel et renseigner l’inventaire des immobilisations avant expédition du matériel sur les bases.

RAPPORTS / REPRESENTATION:
- Participer à la rédaction du rapport de coordination interne pour la partie logistique deux fois par mois.
- Participer à la rédaction des rapports bailleurs en ce qui concerne la partie logistique.
- Mettre en place un système de reporting régulier des bases vers la capitale en ce qui concerne la partie logistique.
- Représenter TGH aux clusters et réunions en lien avec la logistique de la mission.

RESSOURCES HUMAINES :
- Définir les besoins et organiser l’équipe logistique en fonction des budgets alloués sur les différents programmes.
- Rédiger les profils de poste des membres de l’équipe logistique.
- Organiser les recrutements du personnel logistique en respectant les procédures établies par l’administration.
- Former le personnel de l’équipe logistique au respect des procédures et aux outils de travail de TGH.
- Effectuer la gestion quotidienne du personnel logistique de la base de Dili
- Effectuer le suivi logistique des bases depuis la capitale.
- Planifier et organiser les congés du personnel logistique afin de ne pas perturber les activités.
- Réaliser des évaluations des compétences personnelles des membres de l’équipe logistique chaque année ou à chaque changement de poste.

SECURITE :
- Participer à la mise a jour des plans de sécurité des différentes bases.
- Veiller à l’application des consignes de sécurité sur toute la mission.
- S’assurer que le matériel lié à la sécurité est présent et en bon état de fonctionnement sur toute la mission.
- Participer aux décisions en ce qui concerne la sécurité sur toutes les bases en collaboration avec le chef de mission.
- Vérifier que la visibilité soit bien assurée sur toute la mission, notamment sur les véhicules, les bases et le personnel.
- Contrôler que les procédures liées au gardiennage et à la communication soient correctement appliquées.

STOCK :
- Veiller à l’application des procédures de gestion des stocks sur toute la mission.
- Contrôler la bonne gestion des stocks de la base de Dili
- S’assurer que les matériaux sont stockés dans de bonnes conditions sur toute la mission.
- Contrôler les consommations de carburant des bases (véhicules et générateurs).
- Assurer les commandes de carburant et de lubrifiant pour toute la mission.
- Rédiger les inventaires finaux des stocks en fin de programme.

TRANSPORT :
- Superviser la Gestion du Parc Véhicules
- Contrôler les plannings de déplacements des véhicules de la mission.
-Contrôler le suivi et la réalisation des expéditions. S’assurer que tous les documents associés sont correctement rédigés.
- Contrôler l’approvisionnement en carburant de toutes les bases.
- Contrôler la bonne organisation des transports internationaux et des dédouanements lies.

Cadre des relations professionnelles:

• Le coordinateur logistique est placé sous la supervision directe du chef de mission, et de l’équipe de chargée de missions/chargé de programmes du siège
• Supervise et appuie les logisticiens de Dili et les logisticiens des bases opérationnelles
• Travail en collaboration avec le coordinateur administratif.

Compétences indispensables :

• Bonnes connaissances du milieu humanitaire (ONG, OI, UE, Echo…).
• Maîtrise des domaines techniques liés à la logistique.
• Bonnes connaissances des procédures logistiques, administratives et bailleurs.
• Maîtrise des outils informatiques. 
• Compétences en formation interne.
• Français et Anglais parlé et écrit.

Caractéristiques personnelles souhaitées :

• Grande qualité de contact humain : diplomatie, maîtrise de soi, intérêt pour les différences culturelles 
• Disponibilité, flexibilité, pragmatisme
• Grand sens de l’organisation 
• Respect du cadre et du travail d’équipe 
• Transparence générale dans la diffusion des informations
• Capacité et motivation pour vivre et travailler en équipe
• Autonomie de travail
• Pro-activité
• Intérêt pour les projets développés par Triangle au Timor

Equipe (TGH Mission) :

10 expatriés (1 chef de mission, 1 coordinateur de programmes, 1 coordinateur administratif, 1 coordinateur logistique, 2 coordinateur district, 2 ingénieur civil, 1 responsable activités sociocommunautaires, 1 acheteur)

34 employés nationaux
Sur le terrain : Le Coordinateur logistique est placé sous la responsabilité directe du Chef de mission.
Au siège : les référents sont le chargé de missions et de programmes Timor Leste, qui doivent être informés de toutes les décisions concernant le fonctionnement de la mission et de l’état d’avancement des programmes (rôle dévolu au chef de mission).

Ce profil de poste pourra être revu avec le Chef de Mission en fonction des évolutions des activités sur le terrain.